Whistleblower - indberetning af snyd
Introduktion
Hos Topdanmark opfordrer vi alle medarbejdere til at indberette ulovlig og/eller upassende opførsel, så der kan tages effektivt hånd om problemet. Til grovere overtrædelser stiller vi derfor en whistleblowerordning til rådighed for alle Topdanmarks medarbejdere og samarbejdspartnere.
Indberetning af kriminelle og andre alvorlige forhold
En whistleblowerordning er beregnet til at håndtere overtrædelse af EU-retten, kriminelle handlinger og/eller meget alvorlige forhold om Topdanmark eller Topdanmarks medarbejdere.
Der kan fx foretages indberetninger om:
- Kriminelle forhold, det vil bl.a. sige overtrædelse af straffeloven. Det vil fx være tilfældet, hvis du opdager eller får mistanke om overfakturering, svindel, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk og lign.
- Forhold om regnskabsføring, den interne kontrol og korruption
- Forhold ved alvorlige brud på arbejdssikkerheden
- Forhold, der har betydning for koncernen som helhed
- Overtrædelse af EU-retten i forhold på fx miljø
- Grov eller seksuel chikane
- Forhold, der kan have afgørende betydning for enkeltpersoners liv og/eller helbred
Vejledning og skema til indberetning
For at vi kan følge så godt op på en indberetning som muligt, vil vi gerne have, at du giver os følgende oplysninger, når du anmelder:
- Hvem du er (medmindre du gerne vil være anonym, hvilket du kan læse mere om nedenfor)
- Hvad din indberetning drejer sig om
- Hvem der er involveret i de pågældende handlinger
- Hvor de pågældende handlinger forgår/er foregået
- Hvor store værdier, du har kendskab til, er involveret i handlingerne
- Hvordan du er kommet i besiddelse af oplysninger
Anonymitet
Det er muligt at foretage en indberetning anonymt, men vi foretrækker, at du oplyser dit navn og andre kontaktdetaljer.
Hvis du har oplyst, hvem du er, har vi mulighed for at vende tilbage til dig med uddybende spørgsmål, hvis der er behov for det.
Hvis vi ved, hvem du er, kan vi også give dig feedback på hvad der sker i forhold til din indberetning, hvilket du har krav på at få efter lov om whistleblowerbeskyttelse. Vælger du at være anonym, har vi ikke mulighed for at give dig denne feedback.
Selv om du ikke har alle oplysningerne, er det vigtigt, at du ikke selv begynder at undersøge sagen nærmere. Du skal hellere indberette via whistleblowerordningen på et mindre sikkert grundlag end at ødelægge eventuelle beviser.
Telefon
Ring på 44 74 48 00. Telefonen er en telefonsvarer, der giver mulighed for genafspilning af det indberettede.
Brev
Send din anmeldelse til ”Topdanmark Forsikring A/S, Borupvang 4, 2750 Ballerup, Att.: ACA" og markér brevet som personligt/fortroligt.
Send din anmeldelse via e-mail til whistleblower@topdanmark.dk.
Disse forhold hører ikke under whistleblowerordningen
Whistleblowerordningen er kun beregnet til at håndtere alvorlige forhold. Derfor er der en række situationer, som du ikke kan indberette til ordningen – også selv om der kan være tale om brud på interne regler, levemåder, kodeks for god opførsel osv.
Det kan fx, men ikke udelukkende, være:
- Mobning
- Samarbejdsvanskeligheder
- Inkompetence
- Fravær
- Overtrædelse af retningslinjer for fx påklædning, rygning, alkohol, brug af e-mail og internet
Har du klager om de nævnte områder, anbefaler vi, at du går til din samarbejdspartner eller vedkommendes nærmeste leder.
Mulighed for anmeldelse til Datatilsynet
Hvis du vil foretage en whistlebloweranmeldelse, så opfordrer Topdanmark dig til at benytte vores whistleblowerordning, da vi har mulighed for at følge op på din anmeldelse og sikre, at du ikke møder repressalier. Du har dog også mulighed for at foretage din anmeldelse til Datatilsynets egen whistleblowerordning, hvis du vurderer, at anmeldelsen ikke kan imødegås internt i Topdanmark, eller at den vil medføre repressalier.
Du kan læse Datatilsynets vejledning til indberetning hos dem via www.whistleblower.dk.